פשוט אמרו לא

4 טיפים לניהול זמן אם אתם האנשים האלה שתמיד מבקשים מהם עזרה בארגון.

מייקל היה אחד הלקוחות האהובים עליי. נפגשנו לראשונה כשהוא הביא אותי לארגון הפיתוח שעבד בו, כדי ״לעשות סדר״. הוא מנהל בכיר מאד, התכוון להיות IC אבל מצא את עצמו עם צוות קטן ״שלא צריך לנהל״ (זה כבר נושא לפוסט אחר). מוערך ואהוב בארגון, בתור אדם שהוא גם מקצוען וגם נחמד, הרבה מהכאבים בארגון הגיעו אליו, עשינו תהליך מהמם ורב שלבי שכלל להתיישר על יעדי המחלקה, לסדר מחדש את הפגישות (מי נפגש ולמה, איך מתכוננים מי אחראי מי מוזמן - במטרה לתקשר ולהתקדם מבלי להעמיס) וגם להיפגש באופן אישי עם כל אחד מראשי הצוותים ולפתור כאבים נקודתיים. כיף גדול.

כמה שבועות אחרי סוף התהליך קיבלתי ממנו הודעה. הדברים השתפרו מאד ברמת המחלקה וגם אצלו הרבה כאבים נפתרו, אבל נשאר לו עומס מציק מסוג אחר, למרות שהיעדים שלו ושל המחלקה ברורים מאד, ממשיכות להגיע אליו בקשות לעזרה, ל-reviews, להצטרף לצוותי חשיבה של מחלקות אחרות ועוד. הוא לא אוהב להגיד לא ומפחד לאבד את מעמדו הפיבוטלי ומוצא את עצמו משקיע זמן בדברים שהם חשובים, אבל לא לו.

להיות האדם בארגון שכולם פונים אליו זה מחמיא ומסוכן. בעיקרון זה סימן שאתם עושים משהו טוב אפילו טוב מאד. סת' גודין מכנה את האנשים האלו Linchpins: ברגים מרכזיים שאי אפשר בלעדיהם. זה מקום נהדר להיות בו, כל עוד אתם מנהלים את הסיטואציה ולא נשאבים אליה.

כשאתם מוכשרים ושרותיים, הנטייה האוטומטית היא לומר כן ולזרום עם בקשות אבל למשאבים הכי חשובים ומתכלים - זמן ותשומת לב יש מגבלה קשיחה. ברשימה הזאת אני מבקשת להציע ארבעה עקרונות לניהול העומס, שיהפכו אתכם מאנשים עסוקים לאנשים אפקטיביים.

1. בהירות רדיקלית

זה הלחם והחמאה של ניהול זמן (ואולי ניהול בכלל). לפני שאתם מנהלים את הלו"ז, נהלו את היעדים. אם אין לכם חמישה יעדים ברורים (OKRs או אחרים) כתובים מול העיניים, כל בקשה חיצונית יכולה לטלטל. הכתיבה היא משמעותית - היא מנכיחה את מה שחשוב ולפעמים רק מלהיזכר בהם סדר החשיבות משתנה ואנחנו מסוגלים לתעדף טוב יותר. זהו גם המקום לבירור ומודעות: האם ה"כן" שלכם נובע מרצון לקדם את הארגון והיעדים, או מצורך אישי לרצות ופחד לא להיות אהובים?

2. מס הרצינות

הטיפ המנצח לסינון רעשים: תוסיפו עוד צעד. הוספת חיכוך קטן בתהליך (למשל בקשה לשלוח מייל) משנה התנהגות ומפחיתה דרמטית פניות סרק, מבלי שתצטרכו לסרב אקטיבית. כשמגיעה בקשה ענו באופן חיובי ומתעניין וגבו מס רצינות: מייל מפורט עם נתונים, לכתוב מסמך אפיון קצר, או לעשות הכנה מקדימה. ״בטח אני אשמח לעזור, תשלחי לי את כל הרעיונות שיש לך במייל ואני אעבור על זה בסופ״ש ואציע next steps". זאת מסננת טבעית לנודניקים ומחציני עלויות, אם הנושא לא מספיק חשוב או דחוף כדי לעשות את הצעד הנוסף עכשיו, הוא בטח לא חשוב מספיק כדי שתפנו לו זמן.

3. ניהול התגובתיות ואבחנה בין דחוף לחשוב

הפסיקו לענות מיד. המיידיות מייצרת אשליה של דחיפות. קחו זמן לחשוב. שאלו את עצמכם: למי זה חשוב? האם המשימה חשובה, או שמא היחסים עם המבקש חשובים (לגיטימי פשוט ממקם את זה במקום אחר)? גם אם החלטתם לבצע, תקשרו את האילוצים באופן נעים שמאפשר דיאלוג ומכבד את הזמן והמחויבויות שלכם: "אשמח לעזור, אך יש לי ישיבת דירקטוריון בחמישי, אוכל להתפנות לזה רק בשבוע הבא".

4. Not To-Do List

הדרך האלגנטית ביותר לומר "לא" היא להפוך את הסירוב מאישי למערכתי. אדן שוחט (Aleph) מחזיק רשימה של תחומים שהקרן לא משקיעה בהם. כשמגיע יזם בתחום כזה, התשובה היא פשוטה: "אנחנו לא משקיעים בתחום הזה השנה". הגדירו מה מחוץ לתחום האחריות שלכם. זאת דרך שמאפשרת להיות חיוביים ומפרגנים אבל להבהיר שאין לכם דרך לתרום. כשזה "המדיניות", זה לא מעליב.

גם אם דפוס האישיות שלכם נוטה לריצוי, היכולת לשים גבול בנועם היא שריר שאפשר לתרגל. עבור אנשים אמפתיים, אימוץ האסטרטגיות הללו עשוי להרגיש בהתחלה מלאכותי, אולי אפילו מעורר אשמה. זה בסדר גמור לקחת את הזמן ולתרגל איפה שמתאים. שווה לקרוא את ברנה בראון שאמרה בהירות היא נדיבות, כלומר הצבת גבול ברור היא המעשה האמפתי והמכבד ביותר שניתן לעשות מול הצד השני (שמפסיק לנחש) ומול עצמכם.

אז מה עם מייקל? הוא עשה אותי גאה מאד כשפעם האחרונה שהצעתי לו להיפגש לקפה הוא ענה לי ״בטח, אשמח! רק תשלחי לי מייל מסודר עם איך את שותה את הקפה שלך!״